2019/09/17

淺談運動產業中的專案管理知識應用

運動產業是一個大量運用專案管理知識的產業,讓運動產業中的小PM來跟您談談這件事吧

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專案管理(Project Management)的這個專業知識,在大多數的產業中已經是相當普遍的管理知識,許多產業中也都有專案經理(Project Manager)這樣一個職位出現,然而在運動產業中我們似乎比較少去看到這樣的概念出現

筆者恰恰好就是運動產業中點一個小小專案經理,也很幸運地在2018年的時候通過了由Project Management Institute(PMI)所授證考試的國際專案管理師的認證(Project Management Professional, PMP),今天就來談談筆者自己在專案管理中所認知的知識與運動產業中的工作經驗,來跟各位做一個分享,如果您對於運動產業或是PMP證照有興趣的話,也歡迎與我聯繫~我很樂意跟各位一起分享的

首先,我們先來簡單說一下為何專案管理會適用於運動產業呢?(很多專案管理狂熱者會跟您說專案管理可以應用在您生活中、工作中所有的大小事...確實如此,但是否有意義與必要呢?)

“專案” (Project) 這個名詞有幾個特點:

1. 這個事件的出現是獨一無二的,並非常規性的事務 (Unique)

2. 這個事件有明確的開始和結束的時候,也就是說具有時段性的 (Temporary)

聽到這裡,您有什麼想法嗎?仔細思考一下者兩個特點,是否在運動產業中有點熟悉呢?

上至奧林匹克運動會 (Olympic Games)下至幼稚園運動會,不就正正是一個最典型的“專案”嗎?

除此之外,還有許多大大小小的事件在運動產業中,可以被稱作為“專案”,如:運動工程的體育場館興建、健身中心推出新服務、運動組織舉辦講習會等等,如果您也在運動產業中服務,不妨也想想看自己每天工作所接觸的事情,是否也可以視為一個專案

在PMI所推出的PMBOK專案管理知識體的架構中,將專案管理分為十大知識領域及五大流程,以下跟各位做分享:

知識:整合、範疇、時間、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人

流程:起始、規劃、執行、監控、結束

以上這些東西非常重要,但各位也只需要看看就好,畢竟筆者今天只是來分享一些經驗,不是來教PMP考試的,簡單來說專案管理的精神對我而言是:

「規劃如何規劃、規劃如何執行、執行並監控」

後面兩個很好理解,那什麼是「規劃如何規劃」呢?在專案管理中有一個很重要但看起來又很多餘的工具叫做「規劃XX管理計畫」。

舉例來說,當我們在規劃一個大型運動賽會的成本計畫時,我們並非直接拆解所有成本寫出一本成本計畫書,而是先寫出一個“規則書“,先明定我們規劃成本的準則然後再開始規劃成本。

聽起來有點多餘是吧?確實,當我們在一個小團隊中這一切其實真的有點多餘,很多事情可以取代這個過程,例如:溝通、默契等等,但如果我們處在一個超大型團隊中一切將變得不一樣了,特別像是奧運會這個超大型的運動賽會,團隊人力往往可以高達破萬人,而這個「規劃XX管理計畫」的功用,就是達到很多老外常常會說:I just wanna make sure that we have same understanding. 

談到專案管理,或許許多人會說:專案管理很簡單,我都用甘特圖在管控我的活動,每次都很成功。

我認為這說對了一半,的確專案管理真的可以很簡單,而甘特圖僅是專案管理知識體中作為呈現工具的工具之一,特別是針對”時間“和”成本“的呈現。

然而,當您在開始規劃這”萬用的甘特圖“時(如下圖),您要如何去規劃您的工作項目呢?

還記得在PMP受訓的時候,講師提到了一個讓我印象非常深刻的一句話:如何把整個專案拆解成許多小的工作包,決定了一個專案經理的程度。

這個拆解的過程我們稱之為WBS (Work Breakdown Structure),這邊舉個例子來讓各位感受到這拆解的過程有重要,假設今天臺北市政府舉辦國際路跑賽,有三間公司的三位專案經理來簡報他們的整體規劃流程:

專案經理A:場佈、開幕、鳴槍、頒獎、撤場

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